Ma boîte mail au Retzien

Les bonnes pratiques proposées ci-dessous sont vivement encouragées, d’autant plus lorsque vous êtes usager d’un hébergeur indépendant, de type CHATONS, comme nous au Retzien Libre.

Pourquoi ?

Parce que les acteurs importants ne se font confiance qu’entre eux, n’aiment pas trop les petits, et préfèrent conserver leur position de quasi-monopole. De ce fait, il n’est pas rare pour un petit hébergeur de se voir « considérer comme un spammeur » parce que ses e-mails ne respectent pas leurs standards de conformité. La conformité d’un e-mail est très subjective : en la matière, c’est souvent celui qui est en position de force qui dicte la règle, même si quelques normes ont été éditées. On n’est pas tout seuls à le dire (ici, là, encore ici).

Au final, respecter ces règles de bonnes pratiques permet :

• à vos e-mails de ne presque plus tomber dans le dossier SPAM/indésirable de vos destinataires ;
• aux e-mails des voisins et copains qui utilisent le Retzien de ne presque plus tomber dans le dossier SPAM/indésirable de vos destinataires ;
• aux informaticiens qui gèrent le serveur et le service bénévolement de ne presque plus s’arracher les cheveux, en tout cas pas pour ça.

Il n’est pas rare d’avoir à envoyer un e-mail à plusieurs personnes. Pour cela, il est important de :

• mettre les destinataires en copie cachée (Cci) si une réponse groupée n’est pas souhaitée : ceci évite aux vrais spammeurs de collecter les e-mails de vos contacts ;
• toujours mettre un destinataire en « Pour/À » (To), même si c’est vous-même. Si tout le monde est en copie cachée, il faut quand même indiquer un « Pour/À », par exemple vous-même, ce qui vous permettra de vous assurer que l’e-mail est bien parti ;
• ne jamais transférer, avec le bouton transférer, un e-mail à un grand groupe : préférer la reprise ou, au pire, le copier/coller dans un nouveau message.

Si votre envoi excède 40 destinataires, nous avons des outils dédiés à cet usage :

• La newsletter / mailing : 1 personne envoie toujours aux mêmes X personnes. Cela vous permet de gérer vos mailings de communication, de gérer les erreurs automatiquement et il possède même un module de statistique de vos envois. Nous consulter pour avoir un compte.
• Les mailing listes : X personnes envoient toujours aux mêmes X personnes. Cela permet à plusieurs personnes de discuter ensemble. Il s’agit d’une alternative aux Google Groups, Yahoo Groups… Nous consulter pour avoir un compte.

Dans tous les cas : faites le ménage dans vos carnets d’adresses. Si une adresse n’existe plus et que vous persistez à lui écrire, cela diminue la réputation du serveur : vos e-mails finissent dans les SPAM, tout comme ceux des autres personnes utilisant le même serveur de messagerie que vous. Ce ménage est fait automatiquement avec les services de newsletter et de mailing-liste.

Mise à jour : maintenant vos e-mail sont dépollués automatiquement

Un e-mail avec une pièce jointe, c’est l’équivalent énergétique d’une ampoule allumée pendant 24 h (source). C’est bien gentil, mais moi j’ai vraiment besoin d’envoyer ce fichier ! Eh bien c’est tout à fait possible, mais au lieu de l’inclure en tant que pièce jointe, préférez le déposer sur un service d’hébergement de fichier comme :

• http://dl.retzien.fr ;
• https://drop.infini.fr/ ;
• https://cijoint.org/ ;
• …

Ou, si vous avez déjà un compte « cloud » au Retzien Libre, vous pouvez découvrir comment facilement partager un fichier déjà présent sur votre espace « cloud » à l’aide d’une extension pour le courrielleur Mozilla Thunderbird : Lier des pièces jointes à son e-mail sous Thunderbird.

C’est d’autant plus pertinent si vous envoyez ce message à plusieurs personnes. Il faut pour cela comprendre que si vous envoyez une pièce jointe à cent personnes, alors le fichier est multiplié par cent. Cela représente donc l’impact énergétique d’une ampoule allumée durant cent jours ! De plus, le stockage des fichiers joints demande beaucoup d’énergie, car il s’effectue encore majoritairement sur des disques durs mécaniques au sein des serveurs de messagerie, alimentés en permanence pour vous permettre d’accéder à tout moment à vos e-mails.

Par ailleurs, les pièces jointes dans les e-mails consomment plus de place sur les disques durs des serveurs. Et quand bien même vous pouvez effectivement, une fois de temps en temps, faire le ménage par le vide dans vos propres boîtes mails, vous ne pouvez pas aller supprimer les pièces jointes que vous avez envoyées dans les boîtes mails de vos destinataires. Les services cités plus haut vous garantissent d’une part que la pièce jointe ne sera pas multipliée, qu’elle ne viendra pas consommer de l’espace disque dans la boîte mail de votre destinataire, et enfin, certains de ces services vous proposant une date d’effacement automatique du fichier, vous êtes certain de faire disparaître ce fichier encombrant quelque temps plus tard.

À quand remonte la dernière fois que vous avez eu besoin de lire cet e-mail du 15 septembre 2012 ? Ça fait longtemps, n’est-ce pas ?

Le stockage de ces e-mails, comme nous l’avons vu, n’est pas sans impact énergétique : les serveurs qui hébergent ces vieux e-mails sont allumés en permanence pour vous permettre, un jour peut-être, de relire cet e-mail du 15 septembre 2012 dont vous n’avez même plus le souvenir. Deux solutions peuvent s’offrir à vous pour pallier ceci :

• supprimer vos vieux e-mails, la solution la plus radicale ;
• archiver vos e-mails sur une clé USB, un disque dur externe, votre ordinateur, en tout cas un système d’archivage « froid », c’est-à-dire qui ne sera pas allumé en permanence.

Je passe sur la suppression des messages, qui me semble accessible au plus grand nombre, pour aller directement discuter de l’archivage.

Si vous utilisez le logiciel Thunderbird pour lire vos messages, il existe de nombreux tutoriels pour vous permettre de paramétrer l’archivage de vos e-mails en local sur votre ordinateur et non sur le serveur distant. Quelques liens de tutoriels :

• Archiver ses mails en local pour libérer son dossier serveur ;
• Archiver facilement vos mails sur Thunderbird.

Vous trouverez à l’adresse suivante lighten-mailbox.zici.fr un service qui vous permet de récupérer un dossier compressé contenant vos e-mails dans un format lisible, afin de pouvoir les copier sur une clé USB ou un disque dur externe, hors ligne, mais de pouvoir les consulter en cas de besoin.

• Vidéo pour “comment ça marche” : https://cloud.retzien.fr/index.php/s/wQ8PJxN6DgSAQHD

Rendez-vous sur le webmail du Retzien Libre à l’adresse suivante : https://webmail.retzien.fr/

Plusieurs cas de figure :

• vous recevez beaucoup d’e-mails en provenance d’une mailing-liste ou autre et vous souhaiteriez pouvoir les ranger systématiquement dans un dossier pour ne les consulter que lorsque bon vous semblera, sans pour autant surcharger votre boîte de réception ;
• vous recevez des e-mails de notification de services qui ne vous intéressent que très moyennement et souhaiteriez les voir terminer leur course directement dans la corbeille.

La solution est de créer des filtres sur vos messages. Ces filtres sont exécutés à la réception de chaque nouveau message. Bien que nous allions les configurer sur le webmail du Retzien Libre, ils seront donc toujours exécutés, quand bien même vous n’utilisez pas au quotidien ce webmail ou que vous naviguez entre différents courrielleurs : Thunderbird, le webmail, votre téléphone…

Pour ce faire, rendez-vous sur le webmail du Retzien Libre à l’adresse suivante https://webmail.retzien.fr/. Puis, allez dans « Paramètres » et ensuite dans « Filtres ».

Prenons par exemple la configuration du filtre suivant : je souhaite que tous les e-mails en provenance de Facebook soient directement mis dans la corbeille.

1. Cliquez sur le bouton « Créer » en haut de l’écran de droite.
2. Spécifiez un « Nom du filtre », utile pour s’y retrouver ensuite parmi tous ses filtres.
3. Paramétrez la « Règle ». Pour notre exemple, vous pouvez sélectionner « De » dans la première liste déroulante, « contient » dans la seconde et enfin préciser « facebook » dans la dernière case. Attention, cela signifie que tous les e-mails contenant la chaîne de caractères « facebook » dans le champ d’expéditeur (« De ») seront traités par ce filtre. Soit notification@facebook.com, mais aussi tontonfacebook@orange.fr, sait-on jamais. À vous de juger de la pertinence de la précision des mots déclencheurs.
4. Finalement, paramétrez l’« Action » du filtre. Dans notre cas, sélectionnez « Déplacer vers » dans la première liste déroulante et « Corbeille » dans la seconde.

Le serveur mail utilise Rspamd pour filtrer les messages indesirables. Quand un message est deplace vers le dossier Pourriel / Courrier indesirable, il est appris comme spam. Quand un message est sorti de Pourriel/indésirable vers Boite de reception, il est appris comme message legitime.

Cet apprentissage est global: vos signalements peuvent influencer le filtrage pour les autres boites mail du serveur. Il faut donc signaler uniquement les messages qui sont vraiment du spam.

• Phishing, arnaques, fausses factures, faux supports techniques.
• Publicites non sollicitees envoyees en masse.
• Messages malveillants, pieces jointes suspectes, liens dangereux.
• Messages manifestement frauduleux ou usurpant une identite.

• Une newsletter a laquelle vous vous etes inscrit, meme si elle ne vous interesse plus.
• Un message legitime d’une association, d’un fournisseur, d’une administration ou d’un contact.
• Une discussion ou une notification que vous ne voulez plus recevoir.
• Un message qui pourrait etre utile ou attendu par une autre personne du serveur.

Dans ces cas, utilisez plutot le lien de desinscription, une regle de tri, ou supprimez simplement le message.

Sortez-le du dossier Pourriel / Courrier indesirable et remettez-le dans Boite de reception. Le serveur l’apprendra comme message legitime.

Pour signaler un spam:

1. Selectionnez le message.
2. Cliquez sur le bouton Pourriels dans la barre d’outils.
3. Le message est deplace dans Pourriel et le serveur l’apprend comme spam.

Pour corriger un faux positif:

1. Ouvrez le dossier Pourriels.
2. Selectionnez le message legitime.
3. Cliquez sur Acceptable.
4. Le message est remis dans Boîte de réception et le serveur l’apprend comme legitime.

Deplacer manuellement un message vers Pourriel fonctionne aussi.

Pour signaler un spam:

1. Selectionnez le message.
2. Utilisez le bouton Indesirable si Thunderbird deplace bien le message dans Junk / Courrier indesirable.
3. Si le bouton ne fait que marquer le message sans le deplacer, glissez le message dans le dossier Junk / Courrier indesirable.

Pour corriger un faux positif:

1. Ouvrez Junk / Courrier indesirable.
2. Selectionnez le message legitime.
3. Deplacez-le vers Boite de reception / INBOX.

Le point important est le deplacement de dossier: vers Junk = spam, de Junk vers INBOX = legitime.

L’effet n’est pas toujours immediat. Le filtre a besoin d’un volume suffisant d’exemples avant de devenir vraiment efficace. Un seul signalement aide, mais ne garantit pas qu’un message identique sera bloque instantanement.

En cas de doute, ne signalez pas comme spam. Supprimez le message ou demandez conseil.

Vous avez trop de SPAM ou vous avez des messages qui terminent dans le dossier indésirable alors que c’est tonton Claude ? Vous avez des solutions.

Il existe deux types de listes pour forcer une décision de l’anti-spam que vous jugez mauvaise :

• La liste blanche contient les adresses e-mails qui pour vous sont sûres, dont les messages ne doivent jamais être mis en SPAM. Exemple : papy@claude.info c’est mon papy, il n’a rien à faire dans les SPAM.
• La liste noire contient les adresses e-mails dont les messages pourrissent votre boîte e-mail et que vous souhaiteriez voir atterrir systématiquement dans les SPAM. Exemple : john@finance.com vous demande souvent de contracter un prêt, une arnaque, et vous ne voulez plus lire ses messages.

Dans les deux cas, rendez-vous sur le webmail du Retzien Libre à l’adresse https://webmail.retzien.fr/. Puis, allez dans « Paramètres », puis dans « Compte » et ensuite dans « Liste Noire/Blanche ».

La nomenclature ci-après a été adoptée pour nommer les politiques anti-spam :

• ST = SPAM TAG : c’est le niveau à partir duquel les messages seront considérés comme SPAM, le sujet du message sera transformé avec la mention SPAM et il sera redirigé dans votre dossier Spam/courrier indésirable/Junk/Pourriel.
• SK = SPAM KILL : c’est le niveau à partir duquel les messages seront considérés comme étant du SPAM de façon certaine, ils ne seront pas du tout distribués dans votre boîte mail et directement détruits de façon silencieuse.
• AV = Anti virus.
• Y = un anti-virus.
• N = pas d’anti-virus.

Exemples :

• ST:4 SK:10 AV:Y = les messages seront considérés comme spam à partir de la note 4, ils ne seront pas distribués à partir de 10 et l’anti-virus est actif.
• ST:4 SK:5 AV:Y = les messages seront considérés comme spam à partir de la note 4 et ne seront pas distribués. Attention, perte de message possible en cas d’erreur.
• ST:999 SK:999 AV:N = pas d’anti-spam ni d’anti-virus.

Pour modifier la politique anti-spam associée à votre compte, rendez-vous sur le webmail du Retzien Libre à l’adresse https://webmail.retzien.fr/. Puis, allez dans « Paramètres », puis dans « Compte » et ensuite dans « Politique anti-spam ».

Pour ce qui suit, toutes les actions sont à effectuer à l’adresse https://mail.retzien.fr en vous connectant à l’aide des mêmes identifiants que pour le webmail du Retzien Libre : votre adresse e-mail et le mot de passe associé à votre compte e-mail.

Vous pouvez également retrouver ces options dans le webmail du Retzien Libre à l’adresse https://webmail.retzien.fr/ en vous rendant dans les « Paramètres », puis dans « Compte ».

Vous pouvez personnaliser un répondeur automatique, pour vos vacances par exemple, en précisant un sujet, un contenu, une date de début et de fin :

À faire tous les six mois pour une bonne hygiène numérique.

Transférer automatiquement tous les messages reçus vers une autre boîte à lettre peut être pratique si vous avez plusieurs boîtes e-mail et que vous souhaitez centraliser la lecture de ceux-ci dans une seule interface. Cette fonction envoie systématiquement une copie du message reçu vers la boîte e-mail indiquée.